El Archivo General de Indias es, probablemente, uno de los más conocidos edificios de la ciudad de Sevilla, tanto para los vecinos de ésta como para quienes la visitan. Sin lugar a duda, puede decirse que es una institución mundialmente conocida pero, que, no obstante, y salvo en el caso de personas que proceden de círculos más o menos especializados, su naturaleza exacta sigue generando cierta confusión, por mucho que un archivo quede identificado por su edificio —y éste es, legítimamente, el caso—, éste último no explica por sí mismo la esencia del primero.

De aquí que quepa, tal vez, comenzar su presentación explicando qué es, en términos generales, un archivo.

Un archivo es un conjunto de documentos que tienen un nexo común: han sido producidos por una misma institución u organización (incluso, por un particular). Y cuando decimos "producido" no nos referimos a que un documento haya sido creado por ésta. Por ejemplo, si una asociación de vecinos recibe una carta, escrita por un particular, el productor de ésta es la asociación, aunque el autor o creador del documento sea aquel particular. Cuando, desde la asociación, se conteste a esa carta, el productor pasará a ser el destinatario de dicha respuesta y pasará a formar parte de su archivo personal —en el caso de que la conserve, etc.—. Pongamos, además, que la asociación en cuestión se quede con una copia de la carta remitida, con la finalidad de tener constancia de lo que ha contestado en un caso determinado. Dicha copia, que constituye lo que llamamos un registro, también forma parte del archivo de la asociación, siendo ésta su productora. Finalmente, entre los distintos miembros de la organización (socios, presidente, secretario, tesorero), pueden existir comunicaciones a través de documentos, que podemos llamar comunicaciones internas y de las que productora es también la asociación. Un ejemplo de ello puede ser el acta de una asamblea de socios. Los archivos, por ende, no son colecciones temáticas de documentos, por mucho que, habiendo sido producidos por una misma organización, es lógico que, frecuentemente, sí exista cierta orientación tópica.

La documentación entrante, las copias o registros de la documentación saliente y las comunicaciones o documentación de carácter interno, son lo que constituye —de manera un tanto simplificada— un archivo: el Archivo de la organización que lo produce.

LOS 'ARCHIVOS DE INDIAS'. Pues bien, si partimos de esta explicación anterior, se comprenderá que el Archivo General de Indias no es un solo archivo, sino un conjunto de ellos, gestionados por una única institución, puesto que en ésta se custodian los documentos producidos por una serie de organismos, de entre las cuales vamos a destacar tres fundamentales:

• El Consejo de Indias y las Secretarías de Estado en la medida en que heredan las funciones de éste.
• La Casa de la Contratación de las Indias.
• El Consulado de Cargadores a Indias.

El Consejo de Indias era un órgano colegiado que tenía funciones tanto gubernativas como judiciales y que se encargó, durante los siglos XVI y XVII, de la gestión de los territorios transoceánicos en todos sus aspectos. La correspondencia mantenida por este órgano con las autoridades delegadas allende los mares (virreyes, gobernadores, obispos, etc.), así como los documentos contables relativos a dicha gestión, constituyen el grueso de su producción documental. Durante el siglo XVIII, de forma escalonada, el Consejo de Indias (todos los consejos, de hecho) fueron perdiendo competencias en favor de las recién instauradas secretarías de Estado, órganos unipersonales, asimilables a lo que hoy en día conocemos como ministerios.